- PV: Khi doanh nghiệp muốn đặt in hóa đơn, phải tìm đến đơn vị in có những điều kiện gì, thưa ông?
Ông Nguyễn Đình Tấn: Tổ
chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn
hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm
và không phải xuất bản phẩm).
- Nhiều người lo
lắng sau khi đơn vị nhận in hóa đơn xong thì các bản kẽm phải xử lý ra
sao để đảm bảo đơn vị đó không phát hành thêm hóa đơn…
Doanh nghiệp nhận in
hóa đơn phải thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký, không được giao lại
toàn bộ hoặc bất kỳ khâu nào trong quá trình in hóa đơn cho tổ chức in
khác thực hiện. Sau khi in xong, việc quản lý, bảo quản các bản phim,
bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc in phải theo
thỏa thuận với doanh nghiệp đặt in. Trường hợp muốn sử dụng các bản
phim, bản kẽm để in cho các lần sau thì phải niêm phong lưu giữ các bản
phim, bản kẽm. Những hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in
hỏng đều phải được hủy.
Doanh nghiệp nhận in
hóa đơn phải lập báo cáo về việc nhận in hóa đơn gởi đến cơ quan thuế
quản lý trực tiếp. Nội dung báo cáo thể hiện: tên, mã số thuế, địa chỉ
tổ chức, cá nhân đặt in; loại, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn,
số lượng hóa đơn đã in (từ số … đến số) cho từng tổ chức, cá nhân
(theo mẫu số 3.7 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 153/2010).
Báo cáo về việc nhận
in hóa đơn được lập và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp một năm
hai lần: lần 1 báo cáo in hóa đơn 6 tháng đầu năm chậm nhất vào ngày
20-7, lần 2 báo cáo in hóa đơn 6 tháng cuối năm chậm nhất ngày 20-1 năm
sau. Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn ngừng hoạt động in hóa đơn thì
kỳ báo cáo in hóa đơn cuối cùng bắt đầu từ đầu kỳ báo cáo cuối đến
thời điểm tổ chức nhận in ngừng hoạt động in hóa đơn, thời hạn nộp báo
cáo về việc nhận in hóa đơn chậm nhất ngày 20 tháng sau của tháng ngừng
hoạt động in hóa đơn. Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn mới bắt đầu
hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc có hoạt động in hóa đơn sau khi
ngừng hoạt động in thì thời gian báo cáo về việc nhận in hóa đơn đầu
tiên tính từ ngày bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc bắt đầu
lại hoạt động in đến hết tháng 6 hoặc hết tháng 12, tùy theo thời điểm
bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc bắt đầu hoạt động in.
- Có nghĩa đơn vị
nhận in hóa đơn cũng phải báo cáo và đơn vị sử dụng hóa đơn cũng phải
báo cáo. Và đó là chứng cứ để cơ quan thuế so sánh tính chính xác của
hóa đơn đặt in?
Đúng thế. Khi cơ quan
thuế nhận báo cáo về việc nhận in hóa đơn của tổ chức nhận in hóa đơn
sẽ đưa các dữ liệu lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Phải thông báo phát hành lại khi có thay đổi
- Dù không phải
xin phép trước khi in hóa đơn nhưng muốn sử dụng hóa đơn tự in, doanh
nghiệp phải lập thông báo phát hành hóa đơn, xin ông cho biết nội dung
thông báo như thế nào và gửi cho ai?
Thông báo phát hành
hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hóa đơn, ngày lập thông báo phát
hành, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên
loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử
dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, từ số... đến số...). Trong
thông báo phát hành phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp
luật và dấu của đơn vị sử dụng hóa đơn. Gởi kèm theo thông báo này là
một hóa đơn mẫu, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với
hóa đơn đặt in). Thông báo này phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý
trực tiếp chậm nhất 5 ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký thông
báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được
niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa,
dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Trường hợp tổ chức có các
đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức
thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi thông báo phát hành cho
cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Nếu trong quá trình sử dụng, đơn vị có thay đổi so với nội dung đã thông báo thì xử lý thế nào, thưa ông?
Trường hợp có sự thay
đổi địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa
đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát
hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Ngoài ra, có bất kỳ thay đổi
về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
phải thực hiện thông báo phát hành mới.